Recepción Facturas Electrónicas 2021

Con el fin de asegurar el proceso de recepción, aceptación, causación y pago de las facturas por concepto de bienes y/o servicios suministrados a ASB, agradecemos tener en cuenta las siguientes indicaciones:

• En concordancia con la normatividad vigente de facturación electrónica, Resolución 42 de mayo de 2020 emitida por la DIAN, informamos que NO se reciben facturas físicas, las facturas electrónicas de venta y soportes (anexos) deben ser enviados por correo electrónico a la siguiente dirección e-mail: fe.proveedores@asb.com.co
• Para que las facturas sean efectivamente recibidas, las mismas deben venir acompañadas sin excepción de los siguientes documentos:
  • Orden de compra autorizada
  • Documento REC “Recibimiento” que es generado y suministrado por el Almacén o Recepción.
  • Todos los documentos soporte deben coincidir con la razón social indicada en la Factura
  • Informar si está facturando entrega parcial y cuando será entregada la diferencia
• De acuerdo con lo anterior se requiere:
  • Exija Orden de Compra antes de la prestación de un servicio o entrega de bienes, si no tiene este documento absténgase de realizar el servicio o la venta
  • El único correo autorizado para recepción de facturas electrónicas es fe.proveedores@asb.com.co
  • La Aceptación o Rechazo de facturas electrónicas recibidas en este correo está sujeta a la recepción de los documentos soporte físicos o vía electrónica al correo fe.proveedores@asb.com.co, estos deberán radicarse en los 2 días hábiles siguientes al envío electrónico de factura.
  • El no suministro de la información y/o anexos conforme lo establece esta circular originará el rechazo inmediato de su factura electrónica.
• Asegúrese que la factura electrónica de venta, o la cuenta de cobro para aquellos proveedores exceptuados por la normatividad vigente, quede radicada con sello de recibido o con “Aceptación” enviada desde el correo fe.proveedores@asb.com.co
• Indique el número de Orden de Compra en el cuerpo de la Factura
• No incluya más de una Orden de Compra en una misma Factura
• Los campos de cantidad, unidad de medida, moneda, precio y descripción en la factura deben ser idénticos a los datos indicados en la Orden de Compra

Se excluye el Documento REC “Recibimiento” para facturas presentadas por concepto de prestación de servicios a excepción de inventarios.

• Radique su factura en un tiempo inferior a los 7 días siguientes a la terminación de prestación de servicio o entrega de bienes, teniendo en cuenta los cortes de facturación.
• La recepción de facturas por correo certificado debe cumplir con los tiempos establecidos en esta circular, coordine con su empresa de transporte que los documentos sean entregados a más tardar en las fechas indicadas de cierre de recepción de facturas
• Fechas límites para recepción de facturas (5 días hábiles antes del cierre de mes):

POR FAVOR, TENGA EN CUENTA QUE SI NO CUMPLE CON TODOS LOS REQUISITOS SU FACTURA NO SERÁ RECIBIDA.